کالا و خدمات: موجودی، میانگین بها و هشدار پیامکی کمبود موجودی

هر کالا با قیمت فروش، موجودی و میانگین بهای خرید. حداقل موجودی بگذارید تا قبل از تمام شدن کالا پیامک هشدار بگیرید.

کالا سرمایهٔ خوابیدهٔ کسب‌وکار شماست. اگر ندانید چه دارید، یا بیش از نیاز می‌خرید و پولتان قفل می‌شود، یا کالای پرفروش تمام می‌شود و مشتری دست خالی برمی‌گردد. «کالا و خدمات» در حسابدار جایی است که همهٔ کالاها با قیمت، موجودی و بهای خریدشان دیده می‌شوند.

کالا یا خدمت؟

• کالا: چیزی که موجودی دارد و با خرید زیاد و با فروش کم می‌شود.
• خدمت: چیزی که موجودی ندارد؛ مثلاً نصب، تعمیر، مشاوره یا حمل. در فاکتور می‌آید ولی انبار را تغییر نمی‌دهد.

تعریف کالا

1. در «کالا و خدمات» روی «کالا / خدمت جدید» بزنید.
2. نام، کد کالا و واحد (عدد، کیلو، متر، جفت، کارتن و ...) را وارد کنید.
3. قیمت فروش و نرخ مالیات را بگذارید؛ در فاکتور خودکار می‌آیند.
4. بارکد را با بارکدخوان یا دوربین بخوانید (اختیاری).
5. حداقل موجودی را تعیین کنید (اختیاری، ولی توصیه می‌شود).

موجودی و میانگین بها

در فهرست، کنار هر کالا موجودی فعلی و میانگین بهای خرید را می‌بینید. میانگین بها یعنی متوسط قیمتی که هر واحد را خریده‌اید و با هر فاکتور خرید دوباره حساب می‌شود. مثلاً:

• ۱۰ عدد به قیمت ۱۰۰ هزار تومان دارید.
• ۱۰ عدد دیگر به قیمت ۱۲۰ هزار تومان می‌خرید.
• میانگین بها می‌شود ۱۱۰ هزار تومان و فروش‌های بعدی با همین بها سودشان حساب می‌شود.

حداقل موجودی و هشدار پیامکی

برای هر کالا یک حداقل موجودی بگذارید؛ عددی که اگر موجودی به آن رسید، وقت سفارش دوباره است. دو روش دارید:

• عدد ثابت: مثلاً ۲۰ عدد.
• درصدی: مثلاً ۲۵٪ (پیش‌فرض). یعنی وقتی موجودی به ۲۵ درصد مقداری رسید که بعد از آخرین شارژ داشتید، هشدار بگیرید. برای کالاهایی که هر بار مقدار متفاوتی می‌خرید مناسب‌تر است.

اگر «پیامک هشدار وقتی موجودی کالا به حداقل رسید» را در تنظیمات روشن کنید، همان لحظه‌ای که موجودی به حد رسید (با یک فروش، انتقال یا مونتاژ)، یک پیامک با فهرست کالاهای کم‌موجودی به شماره‌هایی که تعیین کرده‌اید می‌رود؛ مثلاً موبایل خودتان و مسئول خرید. تا وقتی کالا دوباره شارژ نشده، پیامک تکراری نمی‌آید.

کالاهای کم‌موجودی در اطلاعیه‌های داشبورد هم دیده می‌شوند و بعد از شارژ خودشان ناپدید می‌شوند.

فروش بیش از موجودی

در تنظیمات کسب‌وکار تعیین می‌کنید فروش بیش از موجودی مجاز باشد یا نه. اگر کالا را قبل از ثبت خرید می‌فروشید (مثلاً سفارشی)، مجازش کنید؛ وگرنه بسته بماند تا خطای ثبت پیدا شود.

انبارگردانی

گاهی موجودی واقعی با موجودی سیستم فرق می‌کند (ضایعات، خطای ثبت، گم شدن). با شمارش و ثبت موجودی واقعی، اختلاف به‌عنوان کسری یا اضافهٔ انبار ثبت می‌شود و موجودی درست می‌شود.