راهنمای کامل صدور فاکتور فروش: انتخاب مشتری و کالا، تخفیف و مالیات، تسویه نقد یا نسیه، چاپ رسمی با لوگو، PDF و ارسال برای مشتری.
فاکتور فروش پرتکرارترین کاری است که در حسابدار انجام می‌دهید. هر چقدر این کار سریع‌تر و دقیق‌تر باشد، وقت کمتری پشت پیشخوان یا پشت میز می‌گذارید. در این مطلب صدور فاکتور فروش را از اول تا آخر، با همهٔ گزینه‌هایش، توضیح می‌دهیم.
ثبت فاکتور، قدم‌به‌قدم
- از منو «فاکتورها» و بعد «ثبت فاکتور فروش» را بزنید.
- طرف حساب: مشتری را با نام یا موبایل پیدا کنید. اگر مشتری تازه است، همین‌جا بسازیدش.
- تاریخ: امروز خودکار پر می‌شود. سررسید اختیاری است؛ برای فروش نسیه آن را بگذارید تا اگر گذشت، در اطلاعیه‌ها و یادآورها بیاید.
- اقلام: کالا را انتخاب کنید؛ قیمت فروش و نرخ مالیات خود کالا می‌آید. مقدار را وارد کنید.
- با «افزودن ردیف» کالای بعدی را اضافه کنید. جمع، تخفیف و مالیات زنده حساب می‌شود.
- ذخیره کنید.
تخفیف و مالیات
تخفیف را می‌شود روی هر ردیف یا کل فاکتور داد. مالیات بر ارزش افزوده بر اساس نرخ هر کالا روی مبلغ بعد از تخفیف حساب می‌شود؛ پس کالاهای معاف و مشمول را می‌شود در یک فاکتور داشت. جمع مالیات جدا روی فاکتور نمایش داده می‌شود و در گزارش ارزش افزوده می‌نشیند.
سریع‌تر با بارکد
بالای اقلام، کادر «افزودن با بارکد» را دارید. با دستگاه بارکدخوان (USB یا بلوتوث) یا دکمهٔ دوربین روی گوشی، بارکد را بخوانید؛ کالا خودش ردیف می‌شود و اسکن دوباره، یکی به تعدادش اضافه می‌کند. مطلب کامل: بارکد در حسابدار.
تسویه: نقد، نسیه یا بخشی
هنگام ثبت فاکتور مشخص می‌کنید مشتری چطور پرداخت کرده است:
- حساب باز (نسیه): مبلغ به بدهی مشتری اضافه می‌شود و بعداً با دریافت تسویه می‌شود.
- نقد: کل مبلغ همان لحظه به صندوق یا بانک می‌رود و فاکتور تسویه‌شده است.
- بخشی: مثلاً نیمی نقد و بقیه نسیه.
در فهرست فاکتورها ستون «تسویه» نشان می‌دهد هر فاکتور پرداخت شده، بخشی پرداخت شده یا هنوز باز است.
بعد از ثبت چه اتفاقی می‌افتد؟
با ذخیرهٔ فاکتور، بدون هیچ کار اضافه:
- سند حسابداری فروش (و بهای تمام‌شدهٔ کالای فروخته‌شده) زده می‌شود؛
- موجودی کالاها از انبار کم می‌شود؛
- ماندهٔ مشتری به‌روز می‌شود؛
- اگر پیامک روشن باشد، پیامک فاکتور برای مشتری می‌رود.
چاپ، PDF و ارسال
«چاپ» نسخهٔ رسمی فاکتور را با لوگو، مشخصات کسب‌وکار و خریدار، اقلام، تخفیف، مالیات و جمع به حروف باز می‌کند. از منوی «بیشتر»:
- دانلود PDF برای ایمیل یا بایگانی؛
- ارسال PDF با واتساپ از شمارهٔ خودتان (اگر واتساپ وصل باشد)؛
- پیامک دوبارهٔ فاکتور؛
- لینک مشتری: لینکی که مشتری با آن فاکتور را روی گوشی می‌بیند و اگر پرداخت بله وصل باشد، آنلاین می‌پردازد.
فاکتور ثبت‌شده را می‌شود ویرایش کرد و همهٔ اثرهایش (سند، انبار، مانده) با آن اصلاح می‌شود. اما اگر تاریخ فاکتور قبل از تاریخ قفل اسناد باشد، ویرایش ممکن نیست. برای مرجوعی هم به‌جای حذف فاکتور، فاکتور برگشت از فروش بزنید تا سابقه بماند.
سند فاکتور فروش: بدهکار حساب‌های دریافتنی (یا صندوق/بانک در فروش نقدی)، بستانکار فروش و مالیات بر ارزش افزودهٔ فروش؛ و در صورت فعال بودن انبار، بدهکار بهای تمام‌شدهٔ کالای فروش‌رفته و بستانکار موجودی کالا به میانگین بها.
برای انواع دیگر فاکتور، مطلب پنج نوع فاکتور را بخوانید.
