هر نوع فاکتور چه اثری روی انبار، حساب شخص و سند حسابداری دارد؟ و پیش‌فاکتور چطور با یک کلیک به فاکتور فروش تبدیل می‌شود.
فاکتور فقط فروش نیست. جنس می‌خرید، مشتری کالا را پس می‌آورد، شما جنس معیوب را به تأمین‌کننده برمی‌گردانید یا قبل از فروش برای مشتری قیمت می‌فرستید. حسابدار برای هر کدام از این موقعیت‌ها یک نوع فاکتور دارد و هر کدام در تب خودش است. این مطلب می‌گوید هر نوع چه اثری دارد و کی از آن استفاده کنید.
جدول اثر هر نوع فاکتور
| نوع | انبار | حساب شخص | کاربرد |
|---|---|---|---|
| فروش | کم می‌شود | مشتری بدهکار می‌شود | فروش کالا یا خدمت |
| خرید | زیاد می‌شود | تأمین‌کننده بستانکار می‌شود | خرید کالا از تأمین‌کننده |
| برگشت از فروش | زیاد می‌شود | بدهی مشتری کم می‌شود | مرجوعی مشتری |
| برگشت از خرید | کم می‌شود | بدهی شما به تأمین‌کننده کم می‌شود | پس دادن جنس به تأمین‌کننده |
| پیش‌فاکتور | بدون اثر | بدون اثر | اعلام قیمت |
فاکتور خرید
هر بار که جنس می‌خرید، فاکتور خرید بزنید. این کار سه فایده دارد: موجودی انبار درست می‌شود، بدهی شما به تأمین‌کننده ثبت می‌شود و میانگین بهای خرید کالا دوباره حساب می‌شود. همین میانگین بها است که سود واقعی هر فروش را مشخص می‌کند. اگر فاکتور خرید نزنید، حسابدار نمی‌داند کالا را چند خریده‌اید و سودتان را بیشتر از واقع نشان می‌دهد.
اگر روی خرید هزینهٔ گمرک و حمل دارید، بعد از فاکتور خرید، هزینهٔ واردات را ثبت کنید تا روی بهای کالا سرشکن شود.
برگشت از فروش
مشتری کالا را پس آورده است. فاکتور برگشت از فروش بزنید و کالاها و مقدار برگشتی را وارد کنید. کالا به انبار برمی‌گردد، بدهی مشتری کم می‌شود و فروش دوره هم اصلاح می‌شود. اگر پول را به مشتری پس دادید، یک پرداخت به همان مشتری ثبت کنید.
چرا فاکتور فروش را حذف نکنیم؟ چون حذف، سابقه را پاک می‌کند. با فاکتور برگشتی همیشه می‌دانید چه چیزی، کی و چرا برگشته است و گزارش «فروش به تفکیک کالا» نرخ مرجوعی را درست نشان می‌دهد.
برگشت از خرید
جنس معیوب یا اضافه را به تأمین‌کننده پس داده‌اید. فاکتور برگشت از خرید کالا را از انبار کم و بدهی شما به تأمین‌کننده را کم می‌کند.
پیش‌فاکتور
پیش‌فاکتور برای اعلام قیمت است و هیچ اثری روی حساب‌ها و انبار ندارد. دقیقاً مثل فاکتور ثبت می‌شود و می‌توانید آن را چاپ، PDF یا با پیامک و واتساپ برای مشتری بفرستید. اگر پرداخت آنلاین بله وصل باشد، پیش‌فاکتور هم لینک پرداخت دارد؛ یعنی مشتری می‌تواند پیش‌پرداخت بدهد.
تبدیل به فاکتور فروش
وقتی مشتری قبول کرد، با یک کلیک پیش‌فاکتور به فاکتور فروش تبدیل می‌شود. همهٔ اقلام، قیمت‌ها و تخفیف‌ها منتقل می‌شوند و چیزی را دوباره تایپ نمی‌کنید.
فاکتور برگشتی را می‌شود به فاکتور اصلی وصل کرد تا ردّ معامله بماند. سند برگشت، مالیات بر ارزش افزودهٔ همان اقلام را هم برمی‌گرداند و گردش انبار آن در کاردکس کالا جدا دیده می‌شود. پیش‌فاکتور هیچ سندی نمی‌زند و در هیچ گزارش مالی نمی‌آید.
فیلتر و جستجو
در هر تب می‌توانید فاکتورها را بر اساس شخص، تاریخ و وضعیت تسویه فیلتر کنید و خروجی اکسل بگیرید. مثلاً همهٔ فاکتورهای فروش باز ماه قبل را در یک کلیک پیدا کنید و برای پیگیری بفرستید.
