همهٔ طرف‌حساب‌ها در یک فهرست با ماندهٔ لحظه‌ای. یاد بگیرید شخص تعریف کنید، نقش بدهید و برای فروش نسیه سقف اعتبار بگذارید.
در حسابداری، هر کسی که با او معامله دارید یک «طرف حساب» است: مشتری که از شما می‌خرد، تأمین‌کننده‌ای که از او جنس می‌گیرید، کارمندی که حقوق می‌گیرد و شریکی که سرمایه گذاشته است. در حسابدار همهٔ این‌ها در یک فهرست به نام «اشخاص» هستند. این مطلب نشان می‌دهد چرا این فهرست مهم است و چطور درست از آن استفاده کنید.
چرا همه در یک فهرست؟
خیلی وقت‌ها یک نفر چند نقش دارد. مثلاً همکاری که هم از او جنس می‌خرید و هم به او می‌فروشید. اگر مشتری و تأمین‌کننده دو فهرست جدا بودند، این شخص دو حساب جدا داشت و هیچ‌وقت نمی‌فهمیدید در مجموع چقدر به هم بدهکارید. در حسابدار یک شخص می‌تواند همزمان چند نقش داشته باشد و فقط یک مانده دارد.
نقش‌ها
- مشتری: در فاکتور فروش و دریافت‌ها انتخاب می‌شود.
- تأمین‌کننده: در فاکتور خرید و پرداخت‌ها انتخاب می‌شود.
- کارمند: در ماژول حقوق و دستمزد پرونده می‌گیرد.
- سهام‌دار: برای ثبت آوردهٔ سرمایه یا برداشت شرکا.
تعریف شخص تازه
- در «اشخاص» روی «شخص جدید» بزنید.
- نام و شماره موبایل را وارد کنید. موبایل برای پیامک فاکتور، رسید و یادآور لازم است.
- نقش‌ها را تیک بزنید.
- در صورت نیاز کد ملی، کد اقتصادی و آدرس را هم وارد کنید؛ این‌ها روی فاکتور رسمی چاپ می‌شوند و برای گزارش ارزش افزوده لازم‌اند.
- ذخیره کنید. شخص از همین حالا در فاکتورها و اسناد خزانه قابل انتخاب است.
لازم نیست برای هر مشتری تازه از فاکتور بیرون بیایید. وسط ثبت فاکتور هم می‌توانید شخص جدید بسازید.
ماندهٔ حساب: مهم‌ترین ستون
کنار هر شخص ماندهٔ حسابش را می‌بینید:
- بدهکار: شخص به شما بدهکار است؛ یعنی طلب شما.
- بستانکار: شما به او بدهکارید.
این مانده با هر فاکتور، دریافت، پرداخت، برگشتی و چک خودکار به‌روز می‌شود. برای جزئیات، گزارش «صورتحساب شخص» گردش کامل حساب را با ماندهٔ بعد از هر ردیف نشان می‌دهد؛ بهترین ابزار برای تسویه‌حساب و حل اختلاف با مشتری.
سقف اعتبار فروش
فروش نسیه بخش بزرگی از کار خیلی از کسب‌وکارهاست، ولی بدون کنترل خطرناک است. برای هر مشتری می‌توانید سقف اعتبار تعیین کنید. اگر با ثبت یک فاکتور نسیه، بدهی مشتری از این سقف بیشتر شود، حسابدار هشدار می‌دهد. تصمیم با شماست، ولی دیگر ندانسته به مشتری بدحساب جنس نمی‌دهید.
جستجو و پیدا کردن
با کادر جستجو، شخص را با بخشی از نام یا شماره موبایل پیدا کنید. فهرست را می‌شود بر اساس مانده هم مرتب کرد تا بدهکارترین مشتری‌ها بالا بیایند.
اشخاص نقش حساب تفصیلی را دارند: سند فاکتور فروش به حساب معین «حساب‌های دریافتنی» با تفصیلی همان شخص زده می‌شود. گزارش «مانده حساب اشخاص» مانده‌های بدهکار و بستانکار همه را یک‌جا می‌دهد و «سنی مطالبات» طلب‌ها را بر اساس عمر فاکتورها دسته‌بندی می‌کند.
یک توصیه
شماره موبایل درست، کلید بیشتر امکانات حسابدار است. با موبایل درست، مشتری فاکتور، رسید و یادآور سررسید چک را می‌گیرد و پول شما زودتر برمی‌گردد. اولین کار بعد از تعریف اشخاص، مطمئن شدن از درستی شماره‌هاست.
