اگر وسط سال یا از نرم‌افزار دیگری می‌آیید، با ثبت مانده‌های اول دوره از همان روز ادامه دهید. بستن سال مالی هم با یک کلیک انجام می‌شود.
کمتر کسب‌وکاری حسابداری را از روز اول تأسیس شروع می‌کند. معمولاً وقتی سراغ نرم‌افزار می‌آیید که مدتی کار کرده‌اید: پول در بانک دارید، از مشتری‌ها طلب دارید، به چند تأمین‌کننده بدهکارید و کالا در انبار است. سؤال این است: چطور بدون وارد کردن همهٔ فاکتورهای گذشته، از امروز با حسابدار ادامه دهیم؟ جواب «مانده‌های اول دوره» است.
مانده‌های اول دوره یعنی چه؟
مانده‌های اول دوره عکسی از وضعیت مالی شما در روز شروع است. به‌جای این‌که تاریخچه را وارد کنید، فقط می‌گویید امروز چه دارید و چه بدهکارید. حسابدار از همین نقطه ادامه می‌دهد.
چه چیزهایی را وارد کنیم؟
در «سال مالی ← مانده‌های اول دوره» این بخش‌ها را دارید:
- صندوق و بانک: موجودی هر صندوق و هر حساب بانکی در روز شروع.
- طلب و بدهی اشخاص: هر مشتری چقدر بدهکار است و به هر تأمین‌کننده چقدر بدهکارید.
- موجودی کالا: مقدار هر کالا و بهای واحد آن. ارزش انبار از ضرب این دو حساب می‌شود.
- سایر حساب‌ها: مثلاً وام بانکی، اموال و تجهیزات یا پیش‌پرداخت‌ها.
اختلاف جمع دارایی‌ها و بدهی‌ها خودکار به «سرمایه» می‌رود. یعنی لازم نیست خودتان سرمایه را حساب کنید.
بهترین روز شروع، اول یک ماه یا اول سال است. صورتحساب بانک‌ها و مانده‌حساب مشتری‌ها را برای همان روز آماده کنید و یک‌جا وارد کنید. هر وقت هم اشتباهی پیدا کردید، می‌توانید مانده‌ها را ویرایش کنید؛ سند افتتاحیه دوباره نوشته می‌شود.
چک‌های در جریان
اگر چک‌هایی دارید که هنوز سررسید نشده‌اند، بهتر است آن‌ها را به‌جای مانده، به‌صورت دریافت یا پرداخت چک با تاریخ روز شروع ثبت کنید تا در فهرست چک‌ها با سررسیدشان دنبال شوند و یادآور بگیرند.
سال مالی
در صفحهٔ «سال مالی» همهٔ سال‌های کسب‌وکار و وضعیت هر کدام (باز یا بسته) را می‌بینید. سال مالی معمولاً با سال شمسی یکی است، از اول فروردین تا آخر اسفند.
بستن سال
آخر سال، با «بستن سال» این کارها خودکار انجام می‌شود:
- سند اختتامیه حساب‌های موقت (درآمد و هزینه) را می‌بندد و سود یا زیان سال به سرمایه منتقل می‌شود؛
- سال بعد باز می‌شود و سند افتتاحیه ماندهٔ حساب‌های دائمی (بانک، اشخاص، کالا و ...) را به سال جدید می‌برد.
دیدن سال‌های قبل
برای دیدن گزارش‌های سال قبل، کافی است آن سال را به‌عنوان «سال فعال» انتخاب کنید. همهٔ گزارش‌ها و داشبورد با اطلاعات همان سال نمایش داده می‌شوند.
بازگشایی
اگر بعد از بستن سال متوجه شدید فاکتوری جا مانده، سال را بازگشایی کنید، اصلاح را انجام دهید و دوباره ببندید.
برای هر سال یک سند افتتاحیه از نوع مانده‌های اول دوره وجود دارد که با هر ذخیره بازنویسی می‌شود؛ گردش‌های انبارِ مانده‌های اول دوره هم با همین منبع ثبت می‌شوند تا کاردکس از عدد درست شروع شود. اگر نمی‌خواهید سال بسته‌شده تغییر کند، تاریخ قفل اسناد را هم روی پایان سال بگذارید.
از اکسل یا نرم‌افزار دیگر می‌آیید؟
لازم نیست اطلاعات چند سال گذشته را منتقل کنید. گزارش‌های سال‌های قبل را از نرم‌افزار قدیمی چاپ و بایگانی کنید، و فقط مانده‌های روز شروع را در حسابدار بنشانید. مشتری‌ها و کالاها را هم تعریف کنید. از فردا همه‌چیز در حسابدار است.
