مرور کامل امکانات ماژول حسابداری ابری حسابدار: فاکتور رسمی، اشخاص، صندوق و بانک، چک، سند خودکار و پانزده گزارش مالی آماده.
حسابدار یک نرم‌افزار حسابداری ابری است؛ یعنی چیزی نصب نمی‌کنید و با مرورگر گوشی، تبلت یا رایانه وارد پنل می‌شوید. امکانات حسابدار در سه ماژول دسته‌بندی شده است: حسابداری ابری (هستهٔ اصلی)، انبارداری و تولید و حقوق و دستمزد. در این بخش از مجموعهٔ «همهٔ امکانات حسابدار» به ماژول اصلی می‌پردازیم؛ همان بخشی که هر کسب‌وکاری، از یک مغازهٔ کوچک تا یک شرکت پخش، هر روز با آن کار می‌کند.
اگر عجله دارید، خلاصه این است: شما کارهای روزانه را ثبت می‌کنید (فاکتور، دریافت پول، پرداخت، چک) و حسابدار بقیه را خودش انجام می‌دهد: سند حسابداری می‌زند، ماندهٔ مشتری و بانک را به‌روز می‌کند، موجودی کالا را کم و زیاد می‌کند و گزارش‌ها را آماده نگه می‌دارد.
فاکتور: قلب کار روزانه
در حسابدار پنج نوع فاکتور دارید: فروش، خرید، برگشت از فروش، برگشت از خرید و پیش‌فاکتور. هر کدام در یک تب جداست تا قاطی نشوند. برای ثبت فاکتور فقط مشتری را انتخاب می‌کنید و کالاها را اضافه می‌کنید؛ قیمت فروش و نرخ مالیات هر کالا خودش می‌آید و جمع، تخفیف و مالیات همان لحظه حساب می‌شود.
- فاکتور رسمی با لوگو: نسخهٔ چاپی، مشخصات کسب‌وکار، کد اقتصادی و لوگوی شما را دارد و لوگو به‌صورت واترمارک کم‌رنگ هم روی فاکتور می‌نشیند.
- PDF، پیامک و واتساپ: فاکتور را دانلود کنید، با پیامک برای مشتری بفرستید یا PDF آن را از واتساپ خودتان ارسال کنید.
- بارکدخوان: با دستگاه بارکدخوان یا دوربین گوشی، کالا در یک لحظه ردیف فاکتور می‌شود.
- وضعیت تسویه: هر فاکتور نشان می‌دهد پرداخت شده، بخشی از آن پرداخت شده یا هنوز باز است.
- پیش‌فاکتور: برای مشتری قیمت بدهید و اگر قبول کرد، با یک کلیک آن را به فاکتور فروش تبدیل کنید.
جزئیات کامل در مطلب فاکتور فروش رسمی در حسابدار آمده است.
اشخاص: همهٔ طرف‌حساب‌ها در یک فهرست
مشتری، تأمین‌کننده، کارمند و سهام‌دار همه «شخص» هستند. یک نفر می‌تواند هم مشتری باشد هم تأمین‌کننده و حسابش یکی است. کنار هر شخص ماندهٔ حسابش را می‌بینید: چقدر به شما بدهکار است یا شما چقدر به او بدهکارید. برای مشتریانی که نسیه می‌خرند هم می‌شود سقف اعتبار گذاشت تا اگر فاکتور نسیه از آن بیشتر شد، هشدار بگیرید.
خزانه‌داری: صندوق، بانک، دریافت و پرداخت
در «صندوق و بانک» صندوق فروشگاه، تنخواه و همهٔ حساب‌های بانکی را تعریف می‌کنید و موجودی هرکدام همیشه درست است. هر پولی که می‌گیرید یا می‌دهید در «اسناد خزانه» ثبت می‌شود:
- دریافت از مشتری: یک دریافت می‌تواند چند ردیف داشته باشد؛ مثلاً بخشی نقد، بخشی کارت‌به‌کارت و بخشی چک.
- پرداخت به تأمین‌کننده: با همین منطق، از صندوق، بانک یا با چک.
- هزینه و درآمد متفرقه: اجاره، قبض، تبلیغات، کارمزد و هر هزینهٔ جاری دیگر.
- انتقال وجه: جابه‌جایی پول بین صندوق و بانک یا بین دو حساب بانکی.
بعد از هر دریافت، مشتری می‌تواند یک رسید پیامکی با مبلغ و ماندهٔ حسابش بگیرد؛ این کار هم اعتماد می‌سازد و هم اختلاف حساب را کم می‌کند.
چک: از ثبت تا وصول
هر چکی که هنگام دریافت یا پرداخت ثبت کنید، در فهرست «چک‌ها» با سررسید و وضعیتش می‌آید. از همان‌جا چک را به بانک واگذار می‌کنید، وصول یا برگشت می‌زنید یا چک مشتری را به تأمین‌کننده خرج می‌کنید. هر تغییر وضعیت سند حسابداری خودش را می‌زند. نزدیک سررسید هم برای صادرکنندهٔ چک پیامک یادآوری می‌رود و برای خودتان خلاصهٔ چک‌های نزدیک سررسید ارسال می‌شود.
سند حسابداری خودکار
شاید مهم‌ترین ویژگی حسابدار برای کسی که حسابداری بلد نیست همین باشد: با هر فاکتور، دریافت، پرداخت، چک و حقوق، سند دوطرفهٔ حسابداری خودکار ساخته می‌شود. کدینگ استاندارد حساب‌ها (دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد و هزینه) از روز اول آماده است. حسابدار حرفه‌ای هم هر وقت لازم باشد سند دستی می‌زند؛ سند فقط وقتی ثبت می‌شود که جمع بدهکار و بستانکار برابر باشد.
ساختار حساب‌ها سه سطح گروه، کل و معین دارد و اشخاص، صندوق‌ها و بانک‌ها نقش تفصیلی را بازی می‌کنند. قفل اسناد تا یک تاریخ مشخص، بستن سال مالی با سند اختتامیه و افتتاحیهٔ خودکار و مانده‌های اول دوره هم پیش‌بینی شده است.
پانزده گزارش مالی آماده
همهٔ گزارش‌ها از روی همان اسنادی ساخته می‌شوند که ثبت کرده‌اید، پس چیزی را دوباره وارد نمی‌کنید. بازهٔ تاریخ را انتخاب می‌کنید و گزارش آماده است؛ با چاپ و خروجی اکسل.
| گزارش | به چه سؤالی جواب می‌دهد؟ |
|---|---|
| سود و زیان | در این دوره چقدر سود کرده‌ام؟ |
| ترازنامه | دارایی، بدهی و سرمایهٔ کسب‌وکار امروز چقدر است؟ |
| صورتحساب شخص | گردش و ماندهٔ دقیق یک مشتری یا تأمین‌کننده چیست؟ |
| سنی مطالبات | کدام مشتری چند وقت است بدهی‌اش را نداده؟ |
| فروش به تفکیک کالا و مشتری | کدام کالا و کدام مشتری بیشترین فروش و سود را دارند؟ |
| ارزش افزوده | مالیات فروش و خرید این فصل چقدر است؟ |
| تراز آزمایشی، دفتر کل، معین و روزنامه | گزارش‌های کلاسیک حسابداری برای حسابرس |
داشبورد و اطلاعیه‌ها
وقتی وارد پنل می‌شوید، داشبورد موجودی نقد و بانک، طلب از مشتریان، بدهی به تأمین‌کنندگان، سود و فروش امسال و نمودار ماهانه را نشان می‌دهد. اطلاعیه‌ها هم کارهای عقب‌افتاده را یادآوری می‌کنند: چک نزدیک سررسید، فاکتور معوق یا کالایی که زیر حداقل موجودی رفته است. وقتی مشکل برطرف شود، اطلاعیه خودش ناپدید می‌شود.
اگر تازه ثبت‌نام کرده‌اید، مطلب شروع کار با حسابدار را بخوانید. در بخش دوم این مجموعه هم انبارداری، تولید و حقوق و دستمزد را معرفی کرده‌ایم.
