قالب اکسل موجودی را دانلود کنید، تعداد و توضیح هر کالا را بنویسید و برگردانید. قبل از ثبت پیش‌نمایش می‌بینید، توضیح هر ردیف در کاردکس می‌ماند و هر فایل برگشت‌پذیر است.
بار تازه رسیده و صدها قلم باید به موجودی اضافه شود؟ یا انبارگردانی آخر سال را روی کاغذ انجام داده‌اید و حالا باید عددها را وارد کنید؟ به‌جای ثبت تک‌تک کالاها، فایل اکسل موجودی را دانلود کنید، تعدادها را در آن بنویسید و برگردانید. حسابدار قبل از ثبت، تغییر هر کالا را نشانتان می‌دهد.
مرحلهٔ ۱: دانلود قالب
در صفحهٔ انبار ← انبار در یک نگاه، دکمهٔ «دانلود قالب اکسل» را بزنید و انتخاب کنید فایل کدام کالاها را داشته باشد: قطعات و مواد اولیه، محصول کامل و کالای آماده، یا همهٔ کالاها. فایل این ستون‌ها را دارد:
| ستون | توضیح |
|---|---|
| کد کالا، نام، گروه، واحد | از حسابدار می‌آید؛ دست نزنید. |
| موجودی فعلی | موجودی همین لحظه، برای مقایسه. |
| تعداد | عددی که می‌خواهید ثبت شود (خانه‌های زردرنگ). |
| توضیحات | توضیح همان ردیف، مثلاً «بار دریایی آبان» یا «۲ عدد معیوب». |
| بهای واحد (اختیاری) | بهای هر عدد برای ورودی‌ها؛ خالی بماند، میانگین بهای فعلی کالا (یا قیمت خرید آن) حساب می‌شود. |
مرحلهٔ ۲: پر کردن و بارگذاری
فقط ردیف‌هایی را که تغییر دارند پر کنید. ردیفی که «تعداد» آن خالی است دست نمی‌خورد. بعد «بارگذاری فایل اکسل» را بزنید و معنی عدد ستون تعداد را انتخاب کنید:
- افزودن به موجودی: عدد هر ردیف به موجودی اضافه می‌شود (برای ورود بار تازه). عدد منفی یعنی خروج.
- موجودی شمارش‌شده: عدد هر ردیف موجودی جدید آن کالا می‌شود (برای انبارگردانی). اختلاف با موجودی فعلی ثبت می‌شود.
تاریخ ثبت، انبار (اگر چند انبار دارید) و یک توضیح کلی برای کل فایل را هم مشخص کنید.
مرحلهٔ ۳: پیش‌نمایش و تأیید
قبل از اینکه چیزی ثبت شود، جدول پیش‌نمایش برای هر کالا موجودی فعلی، مقدار تغییر، موجودی جدید و توضیح همان ردیف را نشان می‌دهد. ردیف‌های بی‌تغییر و ردیف‌های خطادار (مثلاً کد کالای ناشناخته) جدا مشخص شده‌اند. اگر همه درست بود، «تأیید و به‌روزرسانی» را بزنید.
هر کالا یک ردیف «ورود از فایل اکسل» با همان توضیحی که در فایل نوشته‌اید در کاردکس خودش می‌گیرد. ماه‌ها بعد هم معلوم است آن ۴۰ عدد از کدام بار آمده است.
تاریخچه، جزئیات و برگشت
زیر جدول انبار، «تاریخچهٔ به‌روزرسانی از فایل اکسل» هر فایل را با تاریخ و ساعت، حالت، تعداد کالا و جمع ورود و خروج نشان می‌دهد.
- جزئیات: تغییر هر کالا، بهای واحد و توضیح هر ردیف.
- برگشت: اگر فایل اشتباه بود، کل همان فایل برگردانده می‌شود: گردش انبار و سند آن حذف و موجودی‌ها دوباره حساب می‌شوند.
در دفاتر چه ثبت می‌شود؟
مثل انبارگردانی، برای هر فایل یک سند حسابداری خودکار ثبت می‌شود: افزایش موجودی در برابر «اضافات انبار» و کاهش آن در برابر «کسری و ضایعات کالا». پس ارزش موجودی در ترازنامه همیشه با انبار یکی است. اگر بار را از تأمین‌کننده خریده‌اید و باید بدهکارش شوید، به‌جای این روش فاکتور خرید ثبت کنید.
