صندوق فروشگاه، تنخواه و همهٔ حساب‌های بانکی را تعریف کنید تا مانده‌شان همیشه درست و به‌روز باشد و مغایرت بانکی آسان شود.
«الان چقدر پول داریم؟» ساده‌ترین سؤال مالی است، ولی در خیلی از کسب‌وکارها جواب دقیقی ندارد. پول بین صندوق مغازه، تنخواه کارمند و چند حساب بانکی پخش است. در حسابدار هر کدام از این‌ها یک «حساب نقدی» است و موجودی هر کدام همیشه درست و به‌روز است.
انواع حساب
- صندوق: پول نقد داخل مغازه یا دفتر. اگر چند صندوق یا چند فروشنده دارید، برای هر کدام یک صندوق بسازید تا آخر شیفت حساب هر صندوق جدا بسته شود.
- تنخواه: پولی که برای خرج‌های کوچک دست یک نفر است؛ مثلاً پیک یا خریدار.
- بانک: هر حساب بانکی جدا، با نام بانک، شماره حساب، شماره کارت و شبا.
تعریف حساب تازه
- به «صندوق و بانک» بروید و «صندوق / بانک جدید» را بزنید.
- نوع را انتخاب کنید: صندوق یا بانک.
- یک عنوان روشن بنویسید؛ مثلاً «بانک ملت — حساب اصلی».
- برای بانک، شماره حساب، کارت و شبا را وارد کنید.
- ذخیره کنید. حساب بلافاصله در فرم‌های دریافت و پرداخت قابل انتخاب است.
اگر حساب از قبل پول دارد، موجودی روز شروع را در «سال مالی ← مانده‌های اول دوره» وارد کنید. مطلب مانده‌های اول دوره را ببینید.
مانده همیشه به‌روز
هر دریافت، پرداخت، فروش نقدی، هزینه، انتقال وجه، وصول چک و پرداخت حقوق روی یکی از همین حساب‌ها می‌نشیند. در نتیجه ستون «مانده» در فهرست صندوق و بانک همیشه دقیق است و جمع همهٔ آن‌ها در داشبورد با عنوان «موجودی نقد و بانک» دیده می‌شود.
گردش هر حساب
برای دیدن تک‌تک ورودی و خروجی‌های یک حساب، از «گزارش‌ها» گزارش گردش همان صندوق یا بانک را با بازهٔ تاریخ بگیرید. هر ردیف تاریخ، شماره سند، شرح، مبلغ و ماندهٔ بعد از آن را دارد.
تطبیق با صورتحساب بانک
یک بار در ماه گردش حساب بانکی در حسابدار را با صورتحساب بانک مقایسه کنید:
- صورتحساب بانک را برای یک ماه بگیرید.
- گزارش گردش همان بانک را در حسابدار برای همان بازه بگیرید (خروجی اکسل کار را راحت می‌کند).
- ردیف‌هایی که در بانک هست و در حسابدار نیست را پیدا کنید؛ معمولاً کارمزد بانکی، واریزی‌های ثبت‌نشده یا چک‌های وصول‌شده.
- آن‌ها را ثبت کنید تا ماندهٔ دو طرف یکی شود.
کارمزد بانکی را می‌شود همان‌جا در ردیف دریافت یا پرداخت ثبت کرد تا جدا به حساب هزینهٔ کارمزد برود. هر صندوق و بانک تفصیلی حساب معین موجودی نقد و بانک است، پس تراز آزمایشی معین و دفتر حساب هم گردش کامل را دارند.
غیرفعال کردن حساب
حسابی را که بسته‌اید حذف نکنید؛ غیرفعال کنید. سابقه‌اش در گزارش‌ها می‌ماند ولی دیگر در فرم‌ها انتخاب نمی‌شود تا کسی اشتباهی رویش سند نزند.
جابه‌جایی پول بین حساب‌ها
وقتی پول صندوق را به بانک می‌برید یا از یک بانک به بانک دیگر منتقل می‌کنید، آن را از تب «انتقال وجه» در اسناد خزانه ثبت کنید. توضیح کامل در دریافت و پرداخت، هزینه و انتقال وجه.
