پول گرفتن از مشتری، پرداخت به تأمین‌کننده، ثبت اجاره و قبض و جابه‌جایی پول بین صندوق و بانک؛ همه با سند خودکار و رسید پیامکی.
هر پولی که وارد کسب‌وکار می‌شود یا از آن خارج می‌شود، باید جایی ثبت شود. در حسابدار این کار در «اسناد خزانه» انجام می‌شود که پنج تب دارد: دریافت، پرداخت، انتقال وجه، هزینه و درآمد متفرقه. این مطلب هر پنج را توضیح می‌دهد.
دریافت از مشتری
- در اسناد خزانه «ثبت دریافت» را بزنید.
- مشتری را انتخاب کنید. ماندهٔ فعلی او را همان‌جا می‌بینید.
- در ردیف‌های وجه، روش دریافت را انتخاب کنید: نقد یا کارت (به یک صندوق یا بانک) یا چک.
- مبلغ و در صورت نیاز شمارهٔ پیگیری را وارد کنید.
- ذخیره کنید.
چند روش در یک دریافت
مشتری‌ها معمولاً یک‌جا و یک‌جور پول نمی‌دهند. یک دریافت می‌تواند چند ردیف داشته باشد؛ مثلاً ۱۰ میلیون کارت‌به‌کارت، ۵ میلیون نقد و یک چک ۲۰ میلیونی. همه در یک سند، با یک رسید.
کارمزد
اگر بابت دریافت کارمزد کسر شد (مثلاً کارمزد کارتخوان)، آن را در همان ردیف وارد کنید تا جدا به هزینهٔ کارمزد برود و حساب مشتری کامل تسویه شود.
رسید پیامکی
بعد از ذخیره، رسید پیامکی با مبلغ و ماندهٔ جدید برای مشتری می‌رود. اگر نمی‌خواهید، قبل از ذخیره خاموشش کنید یا پیش‌فرض آن را در تنظیمات تغییر دهید.
پرداخت به تأمین‌کننده
درست مثل دریافت، با این تفاوت که پول خارج می‌شود. پرداخت هم می‌تواند ترکیبی از نقد، انتقال بانکی و چک باشد. اگر با چک پرداخت می‌کنید، دو انتخاب دارید:
- چک خودتان: شمارهٔ چک، بانک و سررسید را وارد کنید تا در فهرست چک‌های پرداختی بیاید.
- خرج کردن چک مشتری: یکی از چک‌های دریافتی را که هنوز وصول نشده به تأمین‌کننده بدهید.
هزینه
اجاره، قبض آب و برق و گاز، اینترنت، تبلیغات، حمل‌ونقل، پذیرایی و ... در تب «هزینه» ثبت می‌شوند. نوع هزینه را انتخاب کنید (هر نوع یک حساب هزینه در کدینگ است)، مبلغ و حسابی که از آن پرداخت شده را وارد کنید. این هزینه‌ها در گزارش سود و زیان جدا جدا دیده می‌شوند و می‌فهمید پولتان کجا خرج می‌شود.
اگر چیزی خریده‌اید که دوباره می‌فروشید، فاکتور خرید بزنید نه هزینه. هزینه برای چیزهایی است که مصرف می‌شوند و فروخته نمی‌شوند. هزینهٔ گمرک و حمل کالای وارداتی هم هزینهٔ واردات است، نه هزینهٔ جاری.
درآمد متفرقه
پولی که از فروش کالا یا خدمت اصلی شما نیست؛ مثلاً سود سپرده، اجارهٔ بخشی از مغازه یا فروش ضایعات. در گزارش سود و زیان جدا از فروش دیده می‌شود.
انتقال وجه
جابه‌جایی پول بین حساب‌های خودتان: بردن پول صندوق به بانک، شارژ تنخواه یا انتقال بین دو بانک. انتقال وجه درآمد یا هزینه نیست و فقط ماندهٔ دو حساب را تغییر می‌دهد.
اثر هر سند
| سند | صندوق/بانک | حساب شخص | سود و زیان |
|---|---|---|---|
| دریافت | زیاد | بدهی مشتری کم | بدون اثر |
| پرداخت | کم | بدهی شما کم | بدون اثر |
| هزینه | کم | — | هزینه زیاد |
| درآمد متفرقه | زیاد | — | درآمد زیاد |
| انتقال وجه | از یکی به دیگری | — | بدون اثر |
هر سند خزانه سند حسابداری خودش را خودکار می‌سازد؛ مثلاً دریافت ترکیبی: بدهکار بانک، صندوق، اسناد دریافتنی و هزینهٔ کارمزد، بستانکار حساب‌های دریافتنی با تفصیلی مشتری. با ویرایش سند خزانه، سند حسابداری و مانده‌ها هم اصلاح می‌شوند.
