چک‌های دریافتی و پرداختی را با سررسید و وضعیت دنبال کنید. هر تغییر وضعیت سند خودش را می‌زند و نزدیک سررسید یادآوری می‌گیرید.
چک هنوز یکی از رایج‌ترین ابزارهای پرداخت در بازار ایران است و یکی از پرخطرترین‌ها. چکی که سررسیدش فراموش شود، چکی که برگشت بخورد و پیگیری نشود، یا چکی که معلوم نیست به کدام تأمین‌کننده خرج شده، می‌تواند حساب یک کسب‌وکار را به هم بریزد. حسابدار هر چک را از لحظهٔ ثبت تا تعیین‌تکلیف نهایی دنبال می‌کند.
چک از کجا وارد حسابدار می‌شود؟
شما مستقیم «چک» تعریف نمی‌کنید. چک هنگام ثبت دریافت یا پرداخت ساخته می‌شود:
- مشتری چک داده؟ در دریافت، یک ردیف از نوع چک با شماره، بانک، صادرکننده و سررسید اضافه کنید. یک چک دریافتی ساخته می‌شود.
- شما چک داده‌اید؟ در پرداخت، ردیف چک بزنید. یک چک پرداختی ساخته می‌شود.
همهٔ چک‌ها در صفحهٔ «چک‌ها» با سررسید، مبلغ، شخص و وضعیت فعلی دیده می‌شوند.
چرخهٔ زندگی چک دریافتی
| وضعیت | یعنی | اثر |
|---|---|---|
| در صندوق | چک دست شماست | در اسناد دریافتنی |
| واگذار به بانک | چک را برای وصول به بانک داده‌اید | به «چک‌های در جریان وصول» می‌رود |
| وصول‌شده | پول به حساب نشست | موجودی بانک زیاد می‌شود |
| برگشتی | چک پاس نشد | بدهی مشتری دوباره زنده می‌شود |
| خرج‌شده | چک را به تأمین‌کننده داده‌اید | بدهی شما به تأمین‌کننده کم می‌شود |
| عودت به صاحب چک | چک را به خود مشتری پس داده‌اید | بدهی مشتری دوباره زنده می‌شود |
چکی که برگشت خورده و دوباره دست شماست را هم می‌شود با «پس گرفتن به صندوق» به وضعیت «در صندوق» برگرداند تا دوباره به بانک بدهید.
برای تغییر وضعیت، در فهرست چک‌ها از ستون «عملیات» گزینهٔ مناسب را انتخاب کنید. هر تغییر وضعیت سند حسابداری خودش را خودکار می‌زند و مانده‌ها را درست می‌کند.
چک برگشتی
وقتی چکی برگشت می‌خورد، وضعیتش را «برگشتی» کنید. مبلغ چک دوباره به بدهی مشتری اضافه می‌شود، چون عملاً پولی نگرفته‌اید. در صورتحساب مشتری هم ردیف برگشت چک دیده می‌شود. بعد از آن می‌توانید چک را دوباره به بانک بدهید یا وقتی مشتری پول را جور دیگری داد، دریافت جدید ثبت کنید.
چک‌های پرداختی
چک‌هایی که خودتان کشیده‌اید هم دنبال می‌شوند. وقتی سررسید رسید و از حساب کسر شد، وضعیت را «پاس‌شده» کنید تا موجودی بانک کم شود. این‌طوری همیشه می‌دانید در ماه آینده چه مبلغی چک پرداختی دارید و باید چقدر در حساب پول باشد.
یادآوری سررسید
- برای صادرکنندهٔ چک: هنگام ثبت چک دریافتی، تیک «یادآور» را بزنید. چند روز قبل از سررسید (پیش‌فرض یک روز) پیامک یادآوری برای مشتری می‌رود تا حسابش را پر کند. ستون یادآور در فهرست چک‌ها نشان می‌دهد برای کدام چک‌ها یادآوری فعال است.
- برای خودتان: خلاصهٔ چک‌های دریافتی و پرداختی نزدیک سررسید برایتان پیامک می‌شود.
جزئیات در یادآورهای خودکار.
هفته‌ای یک بار فهرست چک‌ها را بر اساس سررسید مرتب کنید و چک‌های گذشته را تعیین‌تکلیف کنید. چک‌های سررسیدگذشتهٔ تعیین‌تکلیف‌نشده در اطلاعیه‌های داشبورد هم می‌آیند.
چک دریافتی در اسناد دریافتنی، واگذاری به حساب اسناد در جریان وصول، و وصول به بانک منتقل می‌شود؛ برگشت، سند معکوس به حساب دریافتنی شخص می‌زند. گزارش «فهرست چک‌ها» با فیلتر نوع، وضعیت و بازهٔ سررسید، برای پیش‌بینی جریان نقدی ابزار خوبی است.
