چرا در حسابدار تقریباً هیچ‌وقت سند دستی نمی‌زنید؟ آشنایی با سند خودکار، سند دستی با کنترل تراز و کدینگ استاندارد حساب‌ها.
«سند حسابداری» همان چیزی است که خیلی‌ها را از حسابداری می‌ترساند: بدهکار، بستانکار، کل، معین، تفصیلی. خبر خوب این است که در حسابدار تقریباً هیچ‌وقت لازم نیست خودتان سند بزنید. این مطلب توضیح می‌دهد سندها چطور خودکار ساخته می‌شوند، کدینگ حساب‌ها چیست و کی سند دستی لازم است. بخش اول برای همه است و بخش دوم برای حسابدارهای حرفه‌ای.
برای همه: سند خودکار یعنی چه؟
هر اتفاق مالی دو طرف دارد. وقتی جنسی را نقد می‌فروشید، پول صندوق زیاد می‌شود و فروش شما هم زیاد می‌شود. حسابداری دوطرفه یعنی هر دو طرف ثبت شوند تا حساب‌ها همیشه با هم جور باشند.
در حسابدار شما فقط کار روزانه را ثبت می‌کنید و دو طرف را حسابدار خودش می‌نویسد:
| کاری که شما می‌کنید | سندی که خودکار ساخته می‌شود |
|---|---|
| فاکتور فروش نسیه | طلب از مشتری ↑، فروش ↑، مالیات فروش ↑، و بهای کالای فروخته‌شده |
| دریافت پول از مشتری | بانک یا صندوق ↑، طلب از مشتری ↓ |
| فاکتور خرید | موجودی کالا ↑، بدهی به تأمین‌کننده ↑ |
| ثبت اجاره | هزینهٔ اجاره ↑، بانک ↓ |
| وصول چک | بانک ↑، اسناد دریافتنی ↓ |
| تأیید لیست حقوق | هزینهٔ حقوق ↑، حقوق و بیمه و مالیات پرداختنی ↑ |
اگر بعداً فاکتور یا دریافتی را ویرایش کنید، سندش هم خودکار اصلاح می‌شود و اگر حذف کنید، سندش هم حذف می‌شود. پس دفاتر هیچ‌وقت با اسناد اصلی ناجور نمی‌شوند.
دیدن سندها
در «اسناد حسابداری» همهٔ سندها با شماره، تاریخ، شرح و منبع (فاکتور، دریافت، حقوق و ...) فهرست شده‌اند. با «نمایش» ردیف‌های بدهکار و بستانکار هر سند را ببینید. اگر کنجکاوید هر کار شما در حسابداری چطور ثبت می‌شود، این بهترین جای یادگیری است.
کدینگ حساب‌ها
کدینگ فهرست همهٔ حساب‌های دفتر است، مثل فهرست پوشه‌های یک بایگانی. حسابدار کدینگ استاندارد را از روز اول آماده دارد، در پنج گروه اصلی:
- دارایی‌ها: صندوق، بانک، طلب از مشتریان، اسناد دریافتنی، موجودی کالا، اموال
- بدهی‌ها: بدهی به تأمین‌کنندگان، اسناد پرداختنی، مالیات و بیمهٔ پرداختنی، حقوق پرداختنی
- سرمایه: سرمایه، سود و زیان انباشته
- درآمدها: فروش، برگشت از فروش، درآمدهای متفرقه
- هزینه‌ها: بهای تمام‌شدهٔ کالای فروش‌رفته، حقوق، اجاره، آب و برق، تبلیغات و ...
اگر حساب خاصی لازم دارید، مثلاً «هزینهٔ نمایشگاه»، با «حساب جدید» زیر حساب مادر مناسب اضافه‌اش کنید.
برای حسابدارهای حرفه‌ای
ساختار
کدینگ سه سطح گروه، کل و معین دارد و هر حساب ماهیت بدهکار یا بستانکار دارد. اشخاص، صندوق‌ها و حساب‌های بانکی نقش تفصیلی را دارند؛ پس لازم نیست برای هر مشتری یک حساب معین بسازید و گزارش تراز تفصیلی همان «مانده حساب اشخاص» است.
سند دستی
برای موارد خاص سند دستی بزنید: استهلاک، اصلاح طبقه‌بندی، ذخیره‌ها، تهاتر بین اشخاص، یا ثبت اموال. در «سند دستی جدید» ردیف‌ها را با حساب، تفصیلی (در صورت نیاز)، شرح و مبلغ بدهکار یا بستانکار وارد کنید. سند فقط وقتی ثبت می‌شود که جمع بدهکار و بستانکار برابر باشد.
سندهای خودکار از منبعشان ساخته می‌شوند. برای اصلاح، منبع (فاکتور، دریافت و ...) را ویرایش کنید، نه سند را. سند دستی فقط برای مواردی است که منبع عملیاتی ندارند.
اختتامیه و افتتاحیه
با بستن سال مالی، سند اختتامیه حساب‌های موقت را می‌بندد و سند افتتاحیهٔ سال بعد مانده‌های دائمی را منتقل می‌کند. قفل اسناد هم جلوی تغییر دوره‌های بسته‌شده را می‌گیرد. جزئیات: سال مالی و مانده‌های اول دوره.
تراز آزمایشی در سه سطح، دفتر کل و معین، دفتر روزنامه و دفتر هر حساب، مستقیم از همین اسناد ساخته می‌شوند: پانزده گزارش مالی آماده.
